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理念分享:自我管理之每天高效两小时

2017-08-07 12:59:34 作者: 来源:

分享者:仲博国际登入研发部总监-王东泉

缘起


    《每天最重要的2小时》,(美)乔西·戴维斯著。此文从自我管理方面详细描述了如何高效的利用时间,本文即是个人的一点感悟。
    很多人都有这样的困境,上班时刻忙得要死,快下班的时候自己一盘点,今天好像啥都没干,一周、一月的时间尺度上也有类似的感觉;每天都在忙碌,但自己规划的事情一直没有进展,又要到截止时间点了,事情还是一团糟;一下午都困在某个问题上但依然没有解决,奇怪的是晚上出去活动一圈就找到了灵感。
    每个人都希望摆脱困境,希望在工作上拥有最佳的状态,成为工作的主宰者,而不是被事情牵得团团转。我们也找了很多对策,比如先做最重要的事,可后来发现重要的事情也很多,然后就是希望充分利用一切零碎的时光,工作再工作。强迫自己专注,不能休息,增加工作时间,不能再浪费时间了。

所思

抉择点

    工作转换的时间点称为抉择点,比如工作尚未开始、一项工作结束、工作被打断,都是一个抉择点。


案例


    我明天要做一次培训而内容还没有完全准备好,此时邮箱中又多了非常多的未读邮件,我此刻的心理活动:“准备培训内容很累啊,反正还有一天时间准备,而且回复这些邮件非常快,先开始邮件处理吧”。
    当我处理完所有的邮件后,心中很是得意,因为在如此快的时间内处理了这么多的问题。此刻再想专注做培训准备时,突然感觉很累,而时间已经过去大半个上午了。为了稍微放松我开始随意浏览了网页,看了些中印边境冲突的政治新闻,心中大是愤慨,再想专注到培训准备上来非常困难,不知不觉一上午结束了。

意识到抉择点


    能意识到抉择点就是难能可贵的。因为人脑的工作方式就是最喜欢自动模式,以最小阻力方式进行。在《习惯的力量》文中指出,每个人行为漫不经心的程度会超出想象。习惯本身不是坏事,它可以节省大脑能量,但在每天的工作中如果以自动模式推进,没有意识到抉择点,则会被汪洋的工作淹没。
    当面临很多工作要做的时候,而所剩余的时间非常紧,一般人则会轻率的找一件工作去做,如果要在每个抉择点上都去思考几分钟,人就会处于异常焦虑的状态,本来时间就不多了还在浪费时间。每人每天约十个抉择点,每个抉择点上花上5分钟共50分钟,这50分钟时间不会浪费,会让我们更理智的处理工作。

充分利用抉择点


    当抉择点来临时要格外珍惜,即使是被人打断。在抉择点来临时要与自己的工作保持一定距离,所谓旁观者清、当局者迷,如此才能不被自动模式牵引成为工作的奴隶。
    不要随便开始新任务,像在“案例”中描述的那样,很轻率的决定先做邮件回复,如此导致一上午都无法进行创作性工作。在开始任务之前要了解当前自我的心理能量状态,在下一章节会详细描述。

心理能量

    人的身体会感觉疲惫,心理同样会感觉疲惫,心理能量类似于体力。
    不同任务消耗不同的心理能量,执行功能极其消耗心理能量,比如“做出决定、做计划、记住想法,自我控制、拒绝诱惑”等,当心理能量消耗过大后,个人自控力耗尽,对任务则会表现出失望、废弃、拖延等反应。为什么会议时间过长且没有最终决定?因为没有足够的心理能量。
    越是自动模式,消耗的心理能量越少。比如开车,新手极其消耗心理能量,老手则是习以为常。如下场景容易导致心理疲惫:任务频繁切换、坐上好几个钟头、陌生人打电话、辨别并修改错误、计划、安排项目、记住各种截止期限。

预防心理疲惫


    已经知晓哪些活动会消耗心理能量,在工作中科学的进行排列组合是非常有价值的。创造性的工作,由于极其需要心理能量故安排到早上的第一项工作;例行工作建议中午后开始,比如回复邮件等;如果第二天有重要的活动,前天晚上一定要准备好,可以是非常细小的事情,比如坐火车的身份证。
    还要注意某些休闲放松活动,比如“新闻、悲剧、政治事件”,这些虽然是休闲娱乐活动,但个人代入感很强,也会消耗不少的心理能量,因此需要谨慎。在上述“案例”中,我因为在休息时浏览政治新闻导致心理能量又被消耗,故无法再专注做创造性的工作。

处理心理疲惫


    在发现自己处理心理疲惫状态时,可以通过深呼吸、大笑、打盹方式缓解心理疲惫。打盹非常有用,10分钟左右的休息对心理能量的恢复非常有帮助。
    学会放弃,尤其是在“实在是太累”的情况下,不要勉强。人的心理能量的恢复是需要时间的,不可能每时每刻都保持高效,一天能有两个小时的高效就已经相当成功了。只有学会放弃,才可能有巅峰表现。

分心

    小时候“小猫钓鱼的故事”就教育我们,三心二意是不好的行为。长大后的工作中,却很容易出现分心的情况,尤其是在连续工作超过1小时后。
    分心是大脑的本能,人的大脑本来就是用来感知周围事物变化的,要持续保持专注很难。当出现分心走神后,如果强迫专注则情况可能更糟糕。研究表明强迫不去想某事物,但想的概率更高。
    分心通常是由干扰物引起的,对于“邮件提醒、手机铃声”这些干扰物,可以直接关闭,对于“他人打扰”,则需要提前安排好时间段进行沟通,确保不被打扰。
    分心走神是好事,很多时候一下午想破头都解决不了的问题,出去走一圈很可能找到灵感。但在分心时,不能做集中注意力、容易陷入的事,这些都会极大的消耗心理能量,比如“研究高难度问题、排练演讲的PPT、整理文件、回复邮件”等。
    还有一种更为高级的对待分心的办法,“正念”,只觉察、不判断,作为旁观者观察分心这个现象,不要任何主观判断,等待这个“分心”的心念逐渐消亡。


曲终


    前述一整套方法,都是在了解自我、了解工作,但要坚持这些方法则必须有一个“人生目标”,目标不管大小,但这个目标必须是有一点点崇高,且可以为之奉献一生的,如此才能激励个人持续精进,坚持一生。

小编说


    我们是人,不是机器,想24小时连轴转是不可能的,想要实现高效,关键在于按照我们的生理节奏来进行工作,身体的状态处于顶峰时,工作效率就高,反之,工作效率就会比较低,需要我们合理的安排工作顺序。  
    在这次的理念分享中,让我感触最深的是,提醒我们常常停下来,想一想再接着做事,这个停顿,叫做“抉择点”。我们所做的每一个选择,无非两个结果:离自己的目标越来越近或渐行渐远。当向目标靠拢时,就去做;当远离自己的目标时,就及时调整。
    充分了解自己和工作,让自身状态可控,每天创造出两小时的巅峰时刻来完成最重要的工作。听君一席话,胜读十年书,感谢王东泉总监的不吝分享。

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